10 Regeln für Projekt- Aufwandsschätzung

Viele Projekte gelten als erfolglos weil die geschätzte Aufwände für Ihre Realisierung sehr ungenau sind. Die Unterschätzung der Projekt-Komplexität nutzt keinem, aber oft ist es nur menschlich das Gewünschte etwas schneller liefern zu wollen. Sie machen einen guten Job als Projektmanager und können erfolgreich ein Projekt abwickeln wenn Sie sicherstellen, dass Ihr Team gut versteht was der Kunde braucht und was es kosten wird das Gewünschte zu entwickeln.

Eine der besten Voraussetzungen gute Aufwandsschätzung zu erstellen ist es genügend Zeit in die Analyse zu investieren und die Anforderungen (Requirements) und die vorgeschlagene Lösung zu verstehen. Da ist eine Balance notwendig: wenn Sie zu wenig analysieren bleibt die abgeschätzte Lösung riskant und unklar; wenn Sie zu lange analysieren, wird Ihr Team die Zeit in Diskussionen und nicht in die Lieferung der Ergebnisse investieren. Sie brauchen genug Analyse, damit Ihr Team alle Risikos entdeckt und eine robuste Lösung finden kann.

Um besser in der Aufwandsschätzung von Projekten zu werden können Sie folgende Ratschläge befolgen:

 Die Aufwandsschätzung ist eine Aktivität, die regelmäßig während des Projektes durchgeführt werden muss. In der Anfangsphase brauchen Sie eine high level Aufwandsschätzung um die Machbarkeit des Projektes festzustellen. Später müssen Sie sehr sorgfältige und verfeinerte Analyse und Aufwandsschätzung durchführen. Sie müssen der Versuchung widerstehen eine Aufwandsschätzung OHNE detaillierten Anforderungen und deren gründliche Analyse durchzuführen. Wenn das Management schnelle Auskunft über die potenziellen Kosten verlangt, stellen Sie zur Verfügung eine 'best guess' Zahl, aber geben Sie dem Management zu verstehen, dass es sich dabei um keine genaue und verbindliche Kalkulation handelt!

Benutzen Sie Workshops mit dem Team and Kunden, um die Anforderungen zu illustrieren und verstehen und die vorgeschlagene Lösung zu diskutieren. Stellen sie sicher, dass alle Beteiligten sich einig sind WAS geliefert, sprich abgeschätzt, werden muss. Mit einem Prototyp können Sie Ihr Konzept beweisen und nicht nur die Kunden-Anforderungen validieren, sondern auch die technische Lösung. Während der Kunde(n) Ihnen mitteilt was er braucht und möchte, müssen Sie alle Schlüßelanforderungen (key requirements) analysieren, den Aufwand in überschaubaren Stücken herunterbrechen und so viel wie möglich vorführen oder als Prototyp demonstrieren.

Involvieren Sie erfahrene Spezialisten in die Analyse und Aufwandsschätzungen. Führen Sie Brainstorming mit den Menschen, die in dem Projekt arbeiten werden. Lassen Sie unterschiedliche Teams die gleiche Aufgabe abschätzen und vergleichen Sie die Ergebnisse. Große Differenzen in den Zahlen zeugen für Unklarheiten in dem Lösungsansatz. Addieren Sie Aufwände oder investieren Sie mehr Zeit in der Analyse der identifizierten Problemen.

Quantifizieren Sie das Unbekannte in Ihrer Aufwandsschätzung und kompensieren Sie durch adequaten Puffer. Vergessen Sie nicht, dass jede Abschätzung eine gewisse Ungenauigkeit hat, besonders in der früheren Phasen des Projektes wegen größeren Anzahl der Unbekannten.

Bitte vergessen Sie nicht, dass Unvorhergesehenes passiert und die Anforderungen oft viel komplexer bei der Implementierung sind, als gedacht. Machen Sie nicht nur die Aufwandsschätzung für das ‘sunny path’ Scenario des Projektes! Seien Sie pragmatisch und realistisch bei der Aufwandsschätzung und fragen Sie die anderen für Ihre Aufwände im 'best case' und 'worst case' Fall. 

Berücksichtigen Sie alle Projektphasen und Aktivitäten: Analyse, Design, Build, Unit test, Integration test, Performance test, Benutzertest, Rework, Konfigurationsmanagement, Release, Übergaben, Support nach dem Projekt, Training und Dokumentation und Projektabschluß. Eine gute Praktik ist es auch Budget für Change requests einzuplanen. Wenn nicht bereits geschehen, müssen Sie zusätzliche Zeit für Management Aktivitäten einkalkulieren wie Projektmanagement, Teammanagement, technisches Management und Testmanagement.

Setzen Sie Tools and Techniken für die Aufwandsschätzung (estimation) ein. Untersuchen und experimentieren Sie mit unterschiedlichen Tools und Techniken für Aufwandsschätzung; versuchen Sie zu verstehen wie diese funktionieren und ob sie Ihnen generell zu besseren und genaueren Abschätzungen der Projektaufwände helfen können. Die Tools werden Ihnen helfen alle Aspekte im Projekt zu berücksichtigen und werden automatisch Zusatzaufwände addieren je unerfahrener Ihr Team ist und je komplexer die Lösung oder die Technologie ist.

Erstellen Sie die Aufwandsschätzung in Punkten oder Arbeitsstunden und nicht in Kalendertage. Kein Team ist zu 100% effektive! Sie können einen getrennten Konvertierungsfaktor einsetzen und Ihre Aufwände in Kalendertage umzurechnen. Das wird es Ihnen erleichtern die Genauigkeit der Aufwandsschätzung anzupassen in den späteren Phasen des Projektes und die Effektivität Ihres Team zu messen. Die Transformation des Aufwandes in Kalendertage basiert auf die Anzahl der effektiven Stunden, die ein Mitgleid Ihres Teams am Projekt arbeitet. Wenn das Team etwa 30% täglich in Meetings, bei Büroarbeit (wie Emails lesen oder Fragen beantworten) oder anderen zeitaufwändigen Aktivitäten verbraucht, müssen Sie Faktor 1.3 einsetzen.

Planen Sie einen Faktor für Vorkommnisse, die Sie nicht vorhersagen können, wie unerwartete Probleme mit der vorgeschlagenen Lösung, Zulieferern oder unerwarteten neuen oder teuren Projektressourcen. Addieren Sie diese zu Ihrer Aufwandsschätzung. Vergessen Sie nicht, dass alle Kalkulationen mit Faktoren im Gang des Projektes sich ändern können.

Dokumentieren Sie Ihre Aufwandsschätzungen und wie Sie diese kalkuliert haben.Geben Sie klar WAS Sie abgeschätz haben, welche Annahmen sie gemacht haben und besonders wichtig WAS nicht Teil des Projektes und der Aufwandsschätzung ist. Das wird Ihnen nicht nur in der regelmäßigen Anpassung Ihrer Aufwandsschätzung helfen, sondern auch in der Verbesserung des Prozesses der Schätzung von Projektaufwänden.